En hög papper är inte ett arkiv. Din hårddisk är inte ett arkiv. Ett arkiv är gallrat från det som inte är bevarandevärt, det är strukturerat och förtecknat, och det är lätt att återsöka i. Det är ett arkiv.

Begreppet arkiv (samling av dokument) särskiljs i första hand från museer (samling av föremål) och bibliotek (samling av tryckta böcker). Gränsdragningen har inte alltid varit klar mellan arkiv, bibliotek och museer. Till exempel innehåller Kungliga biblioteket flera samlingar av kända författares handskrifter.

Verksamhet rörande arkiv kallas arkivväsen. Skötseln av ett arkiv omfattar vad som ska samlas, vad som ska gallras ut, hur samlingen ska ordnas och hur den ska förtecknas.

Undrar du över alla ord? Här är arkivbranschens uttryck.

Den som skapar ett arkiv kallas arkivbildare. Arkiv skapas vanligen som en integrerad del av en organisation, företag, förenings eller persons ordinarie verksamhet. Lagar och förordningar kan föreskriva att handlingar måste sparas i viss utsträckning under en viss tid, men därutöver anger arkivbildaren vad som ska gälla. Sedan c:a 1900 tillämpas proveniensprincipen, vilket betyder att dokument förvaras och hanteras i den ordning de skapades. Proveniensen gäller såväl inre som yttre ordning.

Arkiv på engelska är både archive och records. Och fonds.

I engelskspråkiga och internationella sammanhang har begreppet archive en smalare innebörd, och åsyftar vanligtvis slutarkiverade handlingar, medan records används för handlingar som ännu brukas för de syften de skapats för. Det svenska arkivbegreppet (i betydelse 1) saknar precis motsvarighet i engelskan. Inom internationellt arkivväsen förekommer istället begreppet fonds. Fonds kan åsyfta både det specifika handlingsbeståndet från en arkivbildare i arkivinstitutionens förvar, själva arkivbildaren, eller samtliga handlingar skapade av samma upphovsmakare. Skillnaden mellan fonds och arkiv kan förenklat sägas vara att det svenska arkivbegreppet utgår från proveniens i bemärkelsen överföring: med arkivbildare åsyftas då organisationen eller individen som överlåtit beståndet till arkivinstitutionen medan fonds-begreppet ordnar handlingarna efter deras skapare.

Förteckna, förteckna, förteckna!

Förtecknandet av arkiv är avgörande för att hitta handlingar. Den utgör en fortsättning på eller tillämpning av proveniensprincipen. Framför allt kan den vara olika detaljerad. På högsta nivån måste en arkivinstitution ha en förteckning över vilka arkivbildares arkiv den förvaltar. För varje arkiv redovisas sedan handlingarna i ”serier” som i sin tur består av ”volymer”. Arkivbestånden förtecknas vanligen med stöd av ett arkivschema (förteckningsplan).

Källa: Wikipedia, främst inlägget om Arkiv, senast besökt 12 maj 2017.