Alla branscher har sina uttryck. Det här är våra.

SAKNAR VI VIKTIGA ARKIVORD? HÖR AV DIG!

 

AKTOMSLAG
Omslag av oblekt papper (vanligen dubbelvikt A3) som används istället för plastmapp vid arkivering av ohålade dokument. (Plastmappar drar till sig trycksvärta vid långtidsförvaring.)

ARKIV
Arkiv (av latin archivum) avser oftast ett sammanhållet bestånd av handlingar (arkivalier) som kommer från verksamheten hos en arkivbildares, exempelvis en myndighets, ett företags eller en enskild persons verksamhet. Ibland menar man med ”arkiv” den fysiska lokal i vilken ett arkiv eller en arkivinstitution är inrymd.

ARKIVBESTÄNDIGHET
Egenskap hos materiel som innebär att kvaliteten inte försämras med tiden. Dessutom skall det motstå en viss grad av fysisk förslitning. (Men vad som är arkivbeständighet för digitala format är en knäckfråga!) Gäller även kulspetspennor och kopieringsfärger.

ARKIVBILDARE
Arkivets skapare. Kan exempelvis vara ett bolag inom en koncern, där koncern således är deponent och äger materialet, men arkivmaterialet skapats inom det underliggande bolaget. Kan även vara en statlig eller kommunal myndighet, en organisation eller en privatperson.

ARKIVERING
Aktivitet som innebär att handlingar efter avslutad handläggning läggs i slutgiltig ordning och placeras i arkivet.

ARKIVINSTITUTION
En institution som samlar arkiv från flera olika arkivbildare. Exempel på arkivinstitutioner är Riksarkivet och Landsarkiven, stads- eller kommunarkiven och landstingsarkiven, men det finns även fristående institutioner (privata och föreningar) som Arbetarrörelsens arkiv och bibliotek, folkrörelsearkiv och näringslivsarkiv – som Centrum för Näringslivshistoria.

ARKIVKNUT
Dokument förvaras i bruna lådor – arkivboxar – som är ihopknutna med snöre, ungefär som ett födelsedagspaket. Men de ska vara knutna med en riktig arkivknut, ingen vanlig rosett. Den här filmen visar hur! (Filmtack till Arbetarrörelsens arkiv och bibliotek, ARAB.)

BEVARANDEPLAN
All dokumentation som en verksamhet producerar behöver inte sparas. En bevarandeplan hjälper dig avgöra vad du bör arkivera och vad som kan slängas. (Tips: gamla telefonlistor och datormanualer kan slängas. Men juridiskt betydande material såsom ledningsgruppsprotokoll och produktdokumentationer bör sparas.)

”BORN DIGITAL”
Även känt som ”fött digitalt”. Material som aldrig funnits i fysisk form, utan som skapats direkt och enbart i den digitala världen. Som projektplaner i PowerPoint, intranät eller kundsajter.

BOXLÄGGA
Placera det bevarandevärde arkivmaterialet i syrafria arkivboxar som märks upp och registreras i arkivförteckningen. Placeras på arkivhylla.

DEPONENT
Arkivets ägare, som anförtrott arkivet hos en arkivinstitution.

DIGITAL ARKIVERING
Gårdagens personaltidningar är dagens intranät. Kundtidningar har blivit appar. Projektpärmar är PowerPoints. Eller så har du gjort digitala kopior av dina fysiska föremål. Allt detta digitala behöver du också spara.

DJUPINTERVJUER
Se ”Oral history”

EXCERPT
Ett utdrag eller del av en längre text.

FAKSIMIL
Faksimil (från latinets ”fac simile” eller ”göra lik”) är ett annat ord för olika typer av kopior. En faksimil av t ex en bok eller ett dokument är då oftast en fotografisk kopia av originalet.

FASCIKEL
Samma som aktomslag. Använd det i en mening nästa gång du är bortbjuden.

FÖRETAGSTRÄD
Många företag har en historia som består av fusioner, försäljningar och uppköp. En snårig och svårgripbar historia – men samtidigt inte krångligare än vanliga familjesläktband. Så gör som släktforskarna – och se till att kartlägga materialet, ditt företagssläktträd.

FÖRTECKNING
En arkivförteckning visar vilka handlingar som finns i ett arkiv. Handlingarna är ordnade i huvudavdelningar beroende på typen av handling, och huvudavdelningarna kan i sin tur vara indelade i underavdelningar i flera nivåer. Det blir ett sökverktyg för det historiska.

GALLRING
Minskning av arkivmängd genom systematiskt urval. Bort med sådant som saknar historiskt värde och onödiga dubbletter. Ofta kan arkivet krympa med minst 30 %.

DESTRUKTION AV UTGALLRAT MATERIAL
Göra sig av med material som inte ska sparas. Observera att olika metoder kan väljas beroende på materialets innehåll. Integritetskänsligt material skall brännas. Material som inte bedöms vara av känslig art kan återvinnas på vanligt sätt.

GEM
Något vi slänger så fort vi kan. De rostar och förstör papper. Tar dessutom plats i arkivboxen.

GUMMISNODDAR
Klibbar fast i handlingar och förstör dem. Bortsett från att de är äckliga när de torkat. De går bort lika fort som gem.

HISTORISKT ARKIV
”Slutmålet” för ett företags eller persons arkiv. Helst har arkivmaterialet ordnats och förtecknats för att underlätta framtida återsökningar i materialet. Det historiska arkivet består oftast av handlingar som är tio år eller äldre, men många handlingar kan klassas som historiska nästan direkt.

HISTORY MARKETING
Ett företags egna historia är en berättelse som stärker företagets varumärke och organisation. ”History marketing” kallar vi det för när organisationer i olika sammanhang och kanaler använder energin i en sann historia.

HYLLMETER
En hyllmeter är en meter arkivvolymer. Ett sätt att mäta omfånget av ett arkiv. Som i ”hur många hyllmeter stort är ert arkiv? Jaha, vi har dubbelt så många.”

KLIMATSTYRD MILJÖ
En långsiktigt lämplig arkivlokal ska ha ett säkerställt, stadigt klimat med jämn temperatur och kontrollerad fuktighet. Helst ganska svalt, foton och film trivs bäst i bara 12 C.

LAGER
”Vi lagrar vårt material hos er,” kan man ibland höra. Själva använder vi aldrig ordet ”lager”. Vi bevarar arkiv och skapar tillgänglighet genom att ordna, förteckna historiskt material till långsiktiga, lättsökta arkiv.

LÄMPLIG ARKIVLOKAL
Lätt tillgängligt men ändå säkert. Inga vattenbärande rör i taket, inga osäkra elledningar och inga läckande golv, tak eller fönster plus ett bra inomhusklimat.

”ORAL HISTORY”
Ofta finns de historiska guldkornen och den mest engagerande berättelsen i personliga erfarenheter och minnen. Komplettera därför ditt företags historiska arkivmaterial genom strukturerade djupintervjuer med nyckelpersoner och veteraner som var med när det verkligen hände. ”Oral history” kallas det när personer själva beskriver sina historiska erfarenheter.

ORDNA & FÖRTECKNA
När ett historiskt material gallrats på det som inte är bevarandevärdigt ordnas och förtecknas det värdefulla kvarvarande materialet i slutgiltig, sökbar ordning. När arbetet är färdigt finns en arkivförteckning som hjälp för alla framtida återsökningar.

PLASTMAPPAR
Något papper inte får ligga kvar i. Mikroklimatet inne i en plastmapp förstör pappret. Bortsett från att plasten drar till sig trycksvärta vid långtidsförvaring.

PROVENIENS
Ett föremåls härkomst, eller uppgifter om ett objekts ursprung samt ägar- och annan historia. Svarar på frågan ”vad kommer den här grejen ifrån?”.

SERIE
En arkivförtecknings olika delar kallas serier. Varje serie har ett eget seriesignum, vanligtvis bestående av en stor bokstav för huvudavdelning, följt av en siffra och en liten bokstav för underavdelningar. T ex B2B står för ”utgående skrivelser, övrigt”.

VOLYM
Varje serie i ett arkiv (se definitionerna ovan) innehåller i sin tur ett antal volymer, där varje volym motsvarar en fysisk samling, exempelvis en arkivkartong, en inbunden bok eller en pärm.

ÅTERSÖKNING
När du vill hitta ett styrelseprotokoll från tio år sedan, en personaltidning från grundandet eller ett avtal från fjol, då är det en återsökning i arkivet du vill göra. Och oftast snabbt.

SAKNAR VI VIKTIGA ARKIVORD? HÖR AV DIG!

 

Tack för bidrag!